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老板只有3分钟,你该如何汇报工作?

来源:沃玖艺术人才网 时间:2019-06-21 作者:沃玖艺术人才网 浏览量:

老板只有3分钟,你该如何汇报工作?

2017年,瑞迪卡迪公司的报告称:“全世界,人们每天收发的邮件,约有1320亿封。”研究报告指出,美国人工作之余花费在处理信息上的时间共计1.3万亿小时,平均每人每天花费12个小时。职场人士一般每周会收到304封电子邮件,人们一般每天会查看150次手机,职场人士一般每周会在电子邮件上花费28个小时。一名企业高管,开会占去他们60%的时间,剩下25%的时间还用来打电话,开电话会议和处理公共事务。研究表明,员工平均每天都要被打扰60次,每隔八分钟一次。现代人浏览一页网页或一篇文章的时间为56秒。

在这个信息泛滥,注意力缺失,干扰不断,缺乏耐心,高速运转的世界,职场人需要具备什么能力,才能让你不失去听众?

  精简表达——快速说清重点的能力!约瑟夫·麦克马克——精益沟通大师在这本《精简:言简意赅的表达艺术》,运用精简得体的ADD(意识、训练、决断力)沟通工具,解构四种最有效的精简表达方式,让你学会如何快速的说到重点,清晰表达,言之有物,帮自己和他人节省时间和资源,并将省下来的时间和资源花费在美好的事情上。

本文介绍书中的一个表达工具:精简导图,这是一个脱胎于思维导图主要用于工作汇报、信息陈述、内容分享等领域的组织表达思路的工具。

“精简”这个词的英文“ BRIEF”中的每个字母都一一对应图示中气泡框里叙述的功能。导图中间的气泡框代表沟通的重点或者大纲,它被称做“精简匣子”( Brief box)。在建立精简导图之前,我建议使用一张工作图(见下图)记上你要说的所有内容,并决定好内容的先后顺序和逻辑。在做好这些工作后,你就可以画出导图了。

每张精简导图都可以按下列方式进行分析

B:背景( background)或开始( beginning);

R:原因( reason)或相关性(relevance)

I:包含的信息( information);

E:结果( ending)或总结(conclusion)

F:跟进( follow-up),来自别人或者自己的问题

 

在汇报工作前,把汇报内容按顺序填入每个盒子,最后按照内容组织语言,精简地表达出来。

举例。假如你是某公司人力资源总监,一天早晨接到一则消息:早上六点十分,在郑州203国道上,公司销售部的小马驾车与一辆大货车相撞,小马当场死亡,对方司机重伤,目前正在抢救,与小马同车的还有公司的销售小张、小王、小李,三人都不同程度受伤,但无生命危险。你需要把这件事情马上汇报给马上坐飞机出国的公司的总裁,你打算如何汇报?在汇报之前,先画一个精简导图:

第一步:精简匣子

在整个图的中间写一个醒目的标题:销售部车祸汇报——一死三伤;

 

第二步:背景或开始

今早六点左右,销售部的车和一辆大货车相撞,一死三伤,伤者无生命危险,对方司机在抢救中;

 

第三步:原因/相关性

为了让您了解公司的这一突发情况以及后续的处理情况;

 

第四步:关键信息

①已组成事故处理小组,由劳动关系和安全主管小赵为主,并联系销售部做好善后工作;

②分别派人协调医院、家属、交警和保险公司,维护员工和公司利益;

③尽力安抚死者和伤者家属的情绪,请法律部派人到医院去;

 

第五步:预期结果

①死者家属索赔有固定程序,预计不会出现家属闹事的现象;

②和交警部门确认事故责任,按照目前得到的信息来看,责任方应该是大货车;

③三位伤者这次负责的项目,我找另外的销售人员跟进,不给公司在项目上带来损失;

 

第六步:可能会出现的问题

可能会有工伤认定的事宜,有些材料需要您签字确认。

 

把这些内容整合在一起,就是一篇精简的公司事故情况汇报,在总裁上飞机前,三分钟在电话里把事情说明白,总裁知情后也安心上飞机。

 

那么精简导图在概括内容,分享信息,演讲,写作中可以如何应用呢?再举一个关于内容分享的例子,上周,笔者需要做一个关于《刻意练习》的读书分享,我用精简导图做了一个大纲:

 

第一步:精简匣子

在整个图的中间写一个醒目的标题:用正确的方法努力才是刻意练习的本质;

 

第二步:背景或开始

一万小时定律是一次有偏差的心理学实证结论演绎;

 

第三步:原因/相关性

大多数人认为成功要么是天赋作用,要么是超出常人的努力;

 

第四步:关键信息

①刻意练习必须先要有明确的方向,目标,并能颗粒化目标;

②刻意练习必须走出自己的舒适区,作用于现有水平和可能水平之间的“最新发展区”;

③刻意练习必须专注投入;

④刻意练习必须要有导师,并且给出正向反馈;

⑤刻意练习要有成长型思维模式作为基础;

 

第五步:总结

刻意练习是一种使用正确方法努力的学习方法;

 

第六步:跟进

它的每一项特点都需要我们投入时间和精力去“刻意练习”。

把这个大纲列出来之后,再去做填充,就是一次完整的读书分享,如果只有一分钟,你也能把《刻意练习》的内容清晰的表达出来,这就是精简导图的好处。

 

希望大家能学会这种搭建思维表达大纲的方式,成为“精简表达”的职场高手。


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